Gedurende een middag waarin ‘verplichte nummers’ zijn afgewisseld met een inhoudelijk interessant programma, is de Algemene Ledenvergadering van de VVEM in Rotterdam Ahoy donderdag 9 november succesvol verlopen. Het was een middag waarin eens te meer bleek waar de kracht van de VVEM ligt en werd onderstreept waar de leden behoefte aan hebben.

Plaats van handeling was Rotterdam Ahoy, dat aan de vooravond staat van een grote verbouwing. Op wat nu nog het voorplein is zal rond het vijftigjarig jubileum in 2021 een geheel nieuwe multifunctionele zaal opgetrokken zijn. “Wij zijn als Rotterdam Ahoy ambitieus en halen graag de banden aan met de Nederlandse evenementenmakers”, zo stelde Rotterdam Ahoy-directeur Peter van der Veer, nadat de ALV was geopend door Ruben Brouwer (Mojo Concerts) en Marco de Koff (Ampco Flashlight). “Vreemd genoeg blijken wij geen lid van deze mooie vereniging. Laten we daar ter plekke verandering in brengen.”

Lachende gezichten

Rotterdam Ahoy is niet het enige nieuwe lid in de gelederen, in de opening van de ALV hebben diverse nieuwe leden, waar onder Brink Verkeer, We Are The Night en Event Summit, zich middels een pitch kunnen introduceren. Host Jörgen Raymann nam daarna het event op geheel eigen wijze over. De presentator gaf grif toe dat hij behalve dat hij er zelf af en toe op mag komen draven vrij weinig van evenementen weet. Dat uitgangspunt maakte dat hij vaak net even de juiste vraag stelde als ‘buitenstaander’, als het bijvoorbeeld over tijdelijke bouwwerken, de voortgang van Celebrate Safe of de complexiteit van handhaving van geluidsniveaus ging. Even vaak wist hij de plank volkomen mis te slaan, maar dan maakte hij zich er op charmante wijze met een kwinkslag vanaf, hetgeen resulteerde in breeduit lachende gezichten in de zaal.

Winst behalen

De grootste interesse vanuit de aanwezig achterban ging naar de paneldiscussies over Brandveiligheid naar aanleiding van het recente Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen en met name het betoog over terreurdreiging door Marco Schmidt (safety & securitymanager van Rotterdam Ahoy) en Marc Roosenburg (politie Rotterdam). De boodschap van hun betoog zat niet zozeer in preventie. Hoewel dat natuurlijk van het grootste belang is en je daar naargelang het beschikbare budget het maximale uit moet halen, is vooral voorbereiding van groot belang. “Hoe erg het ook is om te moeten zeggen, een aanslag is in veel gevallen niet te voorkomen. Veel evenementen houden zich vooral nog met preventie bezig, maar hebben niet goed op orde welke stappen er genomen moeten worden als het noodlot daadwerkelijk toeslaat. Wie is het eerste aanspreekpunt? Wie neemt beslissingen? Hoe wordt er gecommuniceerd met het publiek en met de hulpdiensten? Op dat vlak is in Nederland nog veel winst te behalen.”

Bestuur herkozen

Tussen het panelprogramma door zijn tijdens de ALV de Hèrald van de Bunt (wegens ziekte afwezig), Gert Jan Brouwer, Gerard van Duykeren, Menno Hoezee en Marco de Koff herkozen als bestuur van de VVEM. Er zijn geen andere leden voorgedragen voor een bestuurspositie. Pierre Kantelberg en Remco Braakman waren herkiesbaar voor de kascommissie en zijn eveneens herkozen. Hoewel er ruimte voor eventuele uitbreiding was, heeft zich vooraf niemand gemeld. “Ik zou het zo doen. Maar ja, heel Nederland weet hoe ik ben met financiën…”, grapte de openlijk in financiële problemen verkerende Raymann. “Niemand?” Er gingen her en der wat handen omhoog. Of de kascommissie concreet wordt uitgebreid, is nog niet bekend.

Scherpere communicatie

Op het eind van het programma toonde zich de kracht van de dialoog die binnen de VVEM mogelijk is. Leden kunnen tijdens de ALV hun hart luchten. Ronnie Degen van De Feestfabriek gaf aan dat hij soms het idee heeft dat de VVEM zich met een beperkt aantal zaken bezighoudt en andere dingen die spelen te weinig aandacht geeft. Daarnaast liet hij weten dat hij hoopt dat de VVEM geen netwerkclub aan het worden is. Dat bracht een levendige discussie op gang over de rol van de VVEM, die in eerste instantie een branchevereniging is en dat blijft ook de belangrijkste rol. Wat betreft de lopende zaken, darvoor is een nieuw communicatietraject ingezet dat zich de komende periode gaat uitkristalliseren. Een belangrijk onderdeel hiervan bestaat uit het scherper op de hoogte houden van de leden met welke actuele zaken de VVEM zich bezighoudt en wat daar de status van is. Input vanuit de achterban gaat in deze nieuwe constructie ook strakker worden opgevolgd.

Grote stappen

“Jullie zijn dus een branchevereniging, maar toch zullen jullie nu echt moeten gaan netwerken, want het programma zit er op”, aldus Jörgen Raymann na de laatste vragenronde. Rotterdam Ahoy-directeur Jolanda Jansen en commercieel manager Jurgen Hoekstra leidden de aanwezigen ter afsluiting door de reeds vernieuwde delen van Ahoy, waar op dat moment de maritieme beurs Europort 2017 plaatsvond. De ALV werd vervolgens met een borrel afgesloten. De VVEM heeft – zo was de overkoepelende boodschap van de ALV – de afgelopen maanden grote stappen gemaakt en een enorme professionaliseringsslag gemaakt. Daarnaast was de VVEM de motor achter succesvol geïmplementeerde wet- en regelgeving zoals het Besluit Brandveilig Gebruik en Basishulpverlening Overige Plaatsen. Voor de komende periode staan meer stappen gepland die de VVEM nog steviger zullen verankeren binnen de evenementenbranche. Samen met de leden, want het motto blijft Building Perfect Events Together.