Minstens tweemaal per jaar nodigt de VVEM de leden uit om eens een dagje te komen kijken op een evenement. Op woensdag 23 mei was de Libelle Zomerweek het toneel van VVEM On Tour en waren het Sanoma, Veldeman Tenten, 4Productions, Traffic Support en Fijnevent die de aanwezige leden een kijkje achter de schermen gaven.

De 22ste editie van Libelle Zomerweek heeft in de laatste week van mei bijna 83.000 bezoekers getrokken. VVEM On Tour strijkt er neer op de drukste dag in de week, met ruim 14.000 bezoekers. De schaalgrootte van het evenement in combinatie met de strandlocatie, maakt het evenement ieder jaar weer een uitdaging. Maaike Rietbergen, Manager Events Women bij Sanoma, legt uit dat het imago dat Libelle Zomerweek heeft binnen de evenementenbranche (‘een paar tenten op het strand’) haaks staat op de werkelijkheid. Het is een uitermate complex evenement dat ieder jaar het merk Libelle tot leven moet brengen voor de doelgroep. Die doelgroep is bijna 100 procent vrouw in de leeftijdscategorie 25-75.  “We hebben overwogen om een mancave te bouwen, zodat de mannen daar kunnen blijven terwijl hun vrouwen zich op de rest van het terrein vermaken. Maar het aandeel mannen is met minder dan 0,3 procent te verwaarlozen, dus dat idee hebben we laten varen”, aldus Rietbergen. “Libelle Zomerweek kent ieder jaar een nieuw thema en wordt dus jaarlijks opnieuw ingericht en aangekleed. Het is een 3D-versie van het blad.”

Transformator
Jos van den Broek van Fijnevent legt uit hoe zijn bedrijf jaarlijks als ‘transformator van visie en strategie’ helpt om die 3D-versie van het blad tot leven te wekken. “Wat voor ons wel even schakelen was in het begin. We dachten niet vrouwelijk genoeg”, zo lacht hij. Fijnevent maakt dat de beleving op het terrein klopt. Het hedendaagse publiek heeft hooggespannen verwachtingen van een evenement en die moet je waar maken. “Een goed programma en een origineel thema zijn het startpunt. Een echt succesvol evenement neemt ook de volgende stappen. Wij vertalen het concept en gaan daarmee de diepte in. Het gaat om een authentiek gevoel dat je wil overdragen. Optimale sfeerbeleving en totaalproductie. Dit is geen evenement met een Libelle-logo er op, dit ís Libelle. Als je dat gevoel over kan brengen, heb je een connectie met de bezoekers.”

Extreem weer
4Productions presenteert vervolgens de invulling van de technische productie en de manier waarop de input in de tekening wordt verwerkt. “Voor ons is dit de grootste klus die we in het jaar doen. In totaal zijn we zeven weken op locatie. Vier weken opbouw, een week evenement en twee weken afbouw”, aldus Marco van Uden van 4Productions, die vervolgens met cijfers komt. Er liggen 1200 rijplaten op het terrein, er is 1,7 kilometers aan stands gerealiseerd in 298 tenten voor 400+ standhouders, er ligt 13.000 m2 looppad op het zand. “De locatie is de grootste uitdaging, je hebt te maken met een plek waar het weer extreem snel om kan slaan en de natuur vrij snel grip kan krijgen op het evenement. Het terrein is met name gevoelig voor windstoten. Dit jaar was het in de weken van de opbouw dusdanig extreem weer, dat het water meters ver het strand op is gestuwd en voor verzakkingen zorgde. We hebben daarom een dam moeten opwerpen en bassins moeten graven om overtollig water in op te vangen.”

Logistieke uitdagingen
Maarten Penders van tentenleverancier- en bouwer Veldeman onderstreept de uitdagende omstandigheden. “In totaal hebben we 16.000 m2 aan tentenoppervlak gerealiseerd. In totaal hebben we daarvoor veertig transporten nodig gehad. Dit terrein heeft ieder jaar weer andere logistieke uitdagingen. Het water, de wind, het zand, er zijn makkelijker werkbare plekken. Daarbij is de opbouwtijd relatief krap te noemen. Een evenement van deze omvang kunnen we alleen realiseren door een goede coördinatie en opvolging binnen het Veldeman team. Met een GPS-plan wordt het terrein ieder jaar opnieuw ingedeeld. We starten met de locaties van de binnenpleinen op het terrein en werken daar dan in lussen omheen. Om plotselinge rukwinden het hoofd te kunnen bieden, worden de tenten en andere windgevoelige bouwwerken additioneel verankerd.”

‘Pittige klus’
De ronde presentaties wordt afgesloten door Robert-Jan van Dijk, Manager Traffic & Travel bij Safety Group die uitlegt hoe het verkeer in goede banen wordt geleid voor een evenement als dit. “Dit is een evenement waar het gros van de bezoekers ‘een dagje uit’ aan beleeft, dus het gros van de bezoekers komt doorgaans allemaal tegelijk en gaat tegelijk weer weg. Dit jaar is er echter iets meer spreiding dan normaal”, aldus Van Dijk, die uitlegt die met verschillende vervoerstromen rekening gehouden moet worden, in combinatie met het feit dat rondom het evenemententerrein nieuwbouwprojecten uit de grond worden gestampt die voor additionele uitdagingen zorgen. “We hebben met het oog op een soepele doorstroming de parkeerterreinen voor touringcars, medewerkers en publiek gesplist. Vanwege de nieuwbouw, kunnen we het publiek niet laten lopen vanaf de parkeerplaats. Dat geldt ook voor de treinbezoekers, waarvoor we in het verleden een tijdelijk station hadden, maar waarvoor we nu de vaste stations Almere Poort en Almere Stad gebruiken. Die kunnen ook niet meer lopen naar het terrein om de omgeving te ontzien. Dus om die stromen te coördineren zetten we diverse pendelbussen in. Al met al is het verkeersplan een behoorlijk pittige klus.”

Rondgang
Onder leiding van Tjeerd Balvers van 4Productions voorop en met Menno Hoezee namens de VVEM als ‘bezemwagen’ start de ronde over het terrein, waar de bijna 40 aanwezige VVEM-leden te zien krijgen hoe de bevoorrading van de stands verloopt, hoe de verkeersrouting in de backstage van het terrein is en hoe de bezoekersstromen worden geleid, waar de besproken waterdam is opgetrokken en hoe de noodwatervoorziening is aangelegd. In de zomerzon, van de extreme weersomstandigheden is tijdens VVEM On Tour niets gemerkt, start na de rondgang van bijna een uur de borrel en wordt een succesvolle, leerzame editie afgesloten. Eind dit jaar vindt een volgende editie plaats en zal VVEM On Tour te gast zijn bij het Mega Piratenfestijn in het GelreDome.

Tags