Deze zomer werd Pinkpop op de slotavond getroffen door hevig noodweer. Maar ontruiming is nooit een optie geweest, zo bevestigde burgemeester Raymond Vlecken van Landgraaf tijdens het Nationaal Evenementen Symposium 2014 op 19 november in de Amsterdam ArenA. Het binnenterrein van het festival is immers de veiligst mogelijke plek bij noodweer: er zijn geen obstakels, geen bomen en er zijn ruim voldoende bliksemafleiders. Hier kan het publiek ge?nformeerd en ge?nstrueerd worden. Dit is het evacuatieterrein van Pinkpop. Ontruiming is alleen dan aan de orde wanneer de aard en omvang van het noodweer al duidelijk zijn op een moment dat het publiek nog tijdig het terrein kan verlaten. Dat was niet het geval, want het zag er lang naar uit dat het hevigste noodweer niet direct over Landgraaf zou trekken. Er zijn geen gewonden gevallen en er was nauwelijks materi?le schade. Niettemin alle reden voor Pinkpop om de gang van zaken grondig te evalueren. Uit handen van festivaldirecteur Jan Smeets kreeg Vlecken het evaluatierapport overhandigd. Het rapport komt tot de conclusie dat in grote lijnen goed is gehandeld maar ziet ook sleetsheid in de organisatie.
Haal sleetsheid uit de organisatie
Pinkpop heeft aan Adviesbureau VDMMP de opdracht gegeven om een rapport samen te stellen over de gebeurtenissen op 9 juni, de wijze waarop de organisatie heeft gehandeld en wat er verbeterd kan worden. De organisatie heeft interne verslagen en notulen ter beschikking gesteld, daarnaast heeft VDMMP met enkele tientallen medewerkers gesproken. Het rapport komt uiteindelijk tot vier aanbevelingen en conclusies.
1. Verdere verfijning van het veiligheidsplan is mogelijk.
- Gebruik functienamen van medewerkers in plaats van eigennamen.
- Neem een risicoprofiel op in het veiligheidsplan.
- Beschrijf mogelijke scenario’s volgens een vast stramien, zodat de ernst duidelijk is.
- Maak checklists per scenario en voeg die bij het veiligheidsplan, zodat snel duidelijk is wie wat moet doen in geval van, bijvoorbeeld, noodweer.
2. Zorg voor een scheiding tussen calamiteitenorganisatie en festivalorganisatie. De dagelijkse organisatie runt het festival, de calamiteitenorganisatie gaat over de calamiteit.
3. Verbeter de communicatie waar mogelijk.
- Zoek oplossingen of alternatieven voor haperende portofoons of (tele)communicatie.
- Breid het aantal lichtkranten verder uit.
- Zorg voor geluidsinstallaties die het hele terrein bestrijken.
- Regel van tevoren een presentator om het publiek te informeren in meerdere talen.
- Maak vooraf instructiefilmpjes voor het publiek.
4. Haal de ‘sleetsheid’ uit de organisatie.
- Op Pinkpop werken vaak al jarenlang dezelfde mensen. Dit is zeer waardevol maar kan ook tot sleetsheid leiden omdat het lezen van veiligheidsplan of draaiboek niet meer voor iedereen vanzelfsprekend is.
- Organiseer bijeenkomsten om veiligheidsplan en draaiboeken door te nemen.
- Oefen ieder jaar een scenario.
- Maak gebruik van de expertise die de diverse partners en leveranciers in huis hebben.
Lees hier het volledige evaluatierapport (pdf)