Tijdens de drukbezochte Algemene Ledenvergadering van de VVEM werd teruggeblikt op 2017, maar vooral vooruit gestapt de toekomst in. De bijeenkomst van 19 april jongstleden in TivoliVredenburg toonde, ondanks de verschillen binnen de diverse bloedgroepen, vooral de daadkracht van de achterban om bepaalde zaken voor elkaar te krijgen.

Building Perfect Events Together is als slogan dan ook perfect gekozen. De VVEM-leden zijn bouwers, weten van aanpakken. Onder leiding van VVEM secretaris Gert Jan Brouwer en dagvoorzitter J?rgen Raymann werd de ALV geopend door de drie VVEM-leden in het zonnetje te zetten die een Dutch Live Entertainment Production Award hadden gewonnen; The Production Factory, Mojo Barriers en Interstage. Daarna zijn de notulen van de ALV van november 2017 besproken. Het segment over regulering en kwaliteitscontrole bij Foodtrucks is op dit moment nog even uitgelicht en van een update voorzien.

COMMUNICATIE

Onder de noemer Building Perfect Events Together stonden vakgebieden communicatie en kwaliteit op de agenda. Voor de voortgang van de ALV zijn deze in het programma opgesplitst, met voor de pauze focus op communicatie. De werkgroep communicatie lichtte de stappen toe die op dit gebied zijn gemaakt sinds de vorige ALV. De website wordt weer actueel gehouden en elke maand wordt naar zowel leden als niet-leden een nieuwsbrief verzonden. Een groot deel van de tijd is gaan zitten in de analyse van het werkveld, die uiteindelijk onder meer moet gaan leiden tot een in productie zijnde infographic. Ook zijn in deze tijd diverse position papers opgesteld. Deze bepalen en beargumenteren het standpunt van de VVEM op bepaalde onderwerpen en kunnen inmiddels met succes worden ingezet. De manier waarop de VVEM nationale en internationale media haalde rondom de perikelen met rookruimtes, is hiervoor exemplarisch. Het communicatieteam heeft de VVEM meer ?top of mind? bij media gemaakt en de komende tijd zal dit traject verder worden uitgediept.

NIEUWE (BESTUURS)LEDEN

Onder de ?verplichte nummers? tijdens de ALV vielen het vaststellen van de jaarcijfers 2017 en de bestuursverkiezing. De cijfers over 2017 lieten een positief resultaat zien. De aanwezigen gingen daarmee zonder vragen akkoord. Bestuurslid Marcel Elbertse trad af en stelde zichzelf vanwege zijn nieuwe werkzaamheden niet herkiesbaar. Stef Luteijn is voorgedragen als nieuw bestuurslid. Ruben Brouwer trad eveneens af, maar was wel herkiesbaar en door het bestuur voorgedragen voor een volgende zittingstermijn. Ook hier gingen alle aanwezigen direct mee akkoord. ?Het lijkt hier Rusland wel, zo snel worden dit soort zaken er bij de VVEM doorheen gejaagd?, zo grapte J?rgen Raymann. Nieuwe VVEM-leden 4Productions, Het Productiekantoor,?Rotterdam Ahoy en Spooker zijn voorgesteld tijdens de ALV.

ZORG

Pim de Ruijter, lid van de projectgroep Veldnorm Evenementenzorg, was aanwezig om de noodzaak uit te leggen rond een geborgde kwaliteit van zorg tijdens evenementen. Aanleiding voor de Veldnorm Evenementenzorg is dat zich de afgelopen jaren meerdere medische incidenten op evenementen hebben voorgedaan die beter afgehandeld hadden kunnen zijn. De projectgroep Veldnorm Evenementenzorg is opgericht om in overleg met alle partijen die actief zijn binnen de evenementenzorg te zorgen voor helderheid in bevoegdheden, verantwoordelijkheden en kwaliteit. De VVEM is deelnemer in het project en tijdens de ALV werd aangegeven dat de Veldnorm Evenementenzorg uiteindelijk ook onderdeel wordt van het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid, waarvan de 1.0-versie in juni gereed moet zijn.

GEDRAGSCODE

Tijdens de bespreking van lopende zaken zoals de problematiek rond het rookverbod, de aanwezigheid van de VVEM op ADE Green en Eurosonic Noorderslag en de input voor nieuwe workshops staan de neuzen van de aanwezigen behoorlijk dezelfde kant op. ?Jullie zijn een makkelijk publiek?, aldus Raymann, die echter iets op de zaken vooruit liep. Onder de noemer kwaliteit zorgde de bespreking van de herziene gedrags- en kwaliteitscode door het daarvoor opgezette team voor verhitte discussies. De herziene gedrags- en kwaliteitscode moet geen ?lege doos? worden en dus zijn de regels vrij scherp om zo alle verwachtingen naar de organisatie toe, maar ook richting de buitenwacht helder te krijgen. Zodat daarvandaan stappen gemaakt kunnen gaan worden. De gedragsregels zorgen echter voor enige onrust, omdat niet iedereen de impact goed kan inschatten of vergeten lijkt dat de VVEM ?berhaupt al gedrags- en kwaliteitsregels had. Voor het vaststellen van de herziene gedrags- en kwaliteitscode is een 2/3 quorum (meerderheid van het aantal leden) nodig. Dat aantal was niet aanwezig. Zodoende wordt voor dit punt een extra ALV georganiseerd op donderdag 3 mei 2018.

PROFESSIONALISERINGSSLAG

Hoewel de gedrags- en kwaliteitsregels voor discussie zorgen, laat die discussie tegelijk ook zien hoe begaan de aanwezige VVEM-leden met hun vak zijn. Iedereen heeft kwaliteit voorop staan en de discussie gaat niet zozeer over het aan de kaak stellen van kwaliteit, wel over hoe om te gaan met partijen die de normen niet halen en de manier waarop de regels tot stand komen. Het zijn wellicht groeistuipen in de professionaliseringsslag die de VVEM maakt en die de vereniging op de lange termijn alleen maar sterker zullen maken. Voor de komende periode blijven meer stappen gepland staan om de VVEM nog steviger te verankeren binnen de evenementenbranche. Samen met de leden, onder het motto Building Perfect Events Together. De ALV werd afgesloten met een borrel en een rondleiding door het pand van Dutch Live Entertainment Production Award-winnaar TivoliVredenburg.